野本会計事務所業務のご案内

最新!税金お役立ち情報 平成27年9月号

~マイナンバー制度2 事業者が対応すべき事項~

今月号では、前回に引き続きマイナンバー制度についてご紹介いたします。今回はマイナンバーの取り扱い実務で「事業者が対応すべき事項」についてお伝えします。

I. マイナンバーの取得

マイナンバーは、法律で定められた場合以外に提供の要求・利用することは禁止されています。

■利用目的の特定と明示
従業員などからマイナンバーを取得する際には利用目的を特定し明示する必要があります。

■マイナンバー取得時の厳格な本人確認
他人のなりすまし等を防止するために厳格な本人確認(身元確認+番号確認)を行う必要があります。《確認方法の例示》
・個人番号カードの場合⇒個人番号カードの表面(身元確認)+裏面(番号確認)
・通知カード・住民票の場合⇒免許証やパスポート(身元確認)+通知カード等(番号確認)

II. マイナンバーの保管・廃棄

マイナンバーは、法律で限定的に明記された場合を除き、収集・保管することはできません。

■保管:事務処理をする必要がある場合に限り保管し続けることができます。
・一定期間保存することが義務付けられている場合など
・保管の方法⇒書類ベースもしくは電子データベースで保存

■廃棄:不要となったマイナンバー等は速やかに削除・廃棄する必要があります。
・関係事務を処理する必要がなくなった場合や保存期間を経過した場合

III. 基本方針・取扱規定等の策定

■基本方針の策定
・特定個人情報の保護に関する基本理念を明確にする・法令順守・安全管理・苦情相談等の方針を定める

■取扱規定等の策定
・特定個人情報等の取扱いマニュアルや事務フローの作成・文書等で従業員が容易に参照できるようにする

IV. 安全管理措置の対応

情報漏えい・紛失をしないために安全管理措置ガイドラインに基づき「必要かつ適切な安全管理措置」を整備する必要があります。

■組織的安全管理措置
・事務責任者および事務取扱担当者の選任と責任・役割の明確化
・取扱規定等に基づく運用状況の確認や取扱状況の確認するための手段整備
・漏えい等への適切かつ迅速な対応、安全措置の見直し改善に取組むための体制整備など

■人的安全管理措置
・事務取扱担当者への必要かつ適切な監督および教育を行う体制整備など

■物理的安全管理措置
・情報漏えい等の防止のため「管理区域」と「取扱区域」を明確に区分・必要がなくなった場合には速やかに復元できない手段で削除・廃棄など

■技術的安全管理措置
・情報システムを利用する場合の適切なアクセス制御措置の整備など

疑問・質問等ありましたら、野本会計事務所
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